EU rozšiřuje dotační programy. Úřadům ušetří čas i peníze… Informační systém VERA Radnice zajistí dokonalý egovernment

Foto: Vera

Popisek: Ilustrační foto

Výzva číslo 28, která byla vyhlášena 20. dubna 2016 v rámci Integrovaného regionálního operačního programu, umožňuje úřadům získat dotaci na „majetek“. Abychom byli přesnější, finanční prostředky lze využít k vytvoření nových nebo modernizaci stávajících podpůrných informačních systémů, které zajišťují evidenci a správu movitého i nemovitého majetku a zásob, včetně elektronické inventarizace.

Výzva s názvem „Specifické informační a komunikační systémy a infrastruktura II.“ samozřejmě zahrnuje řadu dalších podporovaných tematických oblastí související s plány eGovernmentu. Žádost mohou podat kraje, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obce (kromě Prahy a jejích částí) a organizace zřizované nebo zakládané obcemi. Minimální výše celkových způsobilých výdajů projektu musí být alespoň milion korun českých a kraje musí ukončit projekt do konce roku 2019, ostatní o rok dříve. Podrobné informace jsou dostupné na stránkách Strukturální fondy.

Informační systém je základ

Dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích je povinností obce svůj majetek spravovat tak, aby byl využíván účelně a hospodárně v souladu se zájmy obce. Dostát této povinnosti není vůbec snadné. Informační systém je však nástrojem, který umožní splnit péči řádného hospodáře.

Jeho základní vlastností je evidence veškerého majetku, movitého i nemovitého, bytového fondu i nebytových prostor a skladových zásob. Aby byly včas odhaleny potenciální rizika, je nezbytné provádět pečlivě inventarizaci. K tomu slouží inventarizace pomocí čárového kódu. Celá činnost je nejméně 4x rychlejší s nižšími požadavky na lidské zdroje než při běžné inventuře. Návratnost investice do speciálního zařízení pro inventarizaci pomocí čárového kódu roste s počtem kontrolovaných předmětů. Obecně platí, že od 4 tisíc předmětů může být mezi 4 měsíci až 2 roky. Automatizace procesů a snížení chybovosti znamená, že většinu činností během inventarizace mohou vykonávat neodborníci bez vlivu na kvalitu inventarizace. V neposlední řadě dochází ke zvýšení efektivity při vlastní inventuře i následném vypořádání inventurních rozdílů a nezpochybnitelné prokazatelnosti provedení fyzické inventury.

Externí a interní vazby

V informačním systému VERA Radnice majetkové agendy čerpají data z lokálních Registrů obyvatel a hospodářských subjektů a ověřují je v Informačním systému základních registrů (ISZR). Dále mohou disponibilně využívat vazbu na spisovou službu, Katastr nemovitostí nebo Geografický informační systém (GIS). Jsou propojeny také s účetnictvím, smlouvami a pohledávkami. Tyto vazby zaručují kompletní informace, tedy takové, které lze zjistit z jednoho informačního systému a není třeba kvůli nim vytvářet vlastní excelovské tabulky, sestavy a dohledávat data v různých systémech, často s jinou strukturou. Jako příklad můžeme uvést:

Vazba na účetnictví - máte kdykoli k dispozici aktuální přehled o stavu, ocenění a umístění majetku a zásob dle jednotlivých organizací, účtů a dalších požadovaných hledisek.

Vazba na smlouvy - centrální evidence smluv vám umožňuje nahlédnout na smlouvu týkající se majetku kdykoliv, samozřejmě na základě systému oprávnění.

Vazba na pohledávky - poskytuje vám přehled o aktuálním stavu předpisů i nezaplacených pohledávek, které je možné případně snadno vymáhat.

Správa nemovitostí je v informačním systému rozdělena na pronájem bytových a nebytových prostor. Nadstavbu nad těmito evidencemi tvoří pasporty a vyúčtování služeb. V agendách můžete evidovat nájemní byty, nájemce a plátce a využívat individuálního nebo hromadného výpočtu nájemného a měsíčních záloh na služby. Máte přehled o historii a uživatelích bytů z registru bytů vč. neuhrazených pohledávek.

Řešení pro zřizované organizace

Pokud obec i zřizované organizace používají stejný informační systém, dochází k řadě synergických efektů. Hospodaření se svěřeným majetkem je transparentní a kontrolu lze snadno provést. Pro management organizace i zřizovatele jsou připraveny výstupy v Manažerském informačním systému, ve kterém je možné využívat jak předdefinované sestavy, tak nastavit vlastní přehledy.

Podklady pro rozhodování o majetku

Analýza majetku je součástí Manažerského informačního systému a je určena pro vedení a všechny ostatní, kteří musí rozhodovat o budoucnosti obce. Kromě dat o majetku zahrnuje také údaje ekonomického charakteru, a slouží tak i pro plánování dalšího rozvoje obce, řešení investičních záměrů a podobně.

Přehledy obsahují informace o nákladech na majetek, pořizovacích cenách majetku, průběžných a očekávaných nákladech, způsobu financování majetku (např. dotace) či investicích v jednotlivých letech. Dozvíte se také, jaké jsou výnosy z pronajímaného majetku, kolik procent je nepronajaté plochy, seznam nájemců a dlužníků, pohledávky z pronájmů a mnoho dalšího. To vše přehledně, formou tabulek a grafů, samozřejmě s možností zjištění detailu.

Dotace tak vlastně nabízejí možnost, jak lépe dostát svým povinnostem a s oporou rozhodovat o budoucnosti obce. Ať už je využijete či nikoliv, je důležité si ujasnit, zda máte k dispozici všechny informace, které kvůli své zodpovědné práci potřebujte. My s jistotou víme, že informační systém VERA Radnice vám je poskytne.

Ing. Adam Kožina

Product Manager

VERA, spol. s r.o.

https://www.vera.cz

zdroj: PR článek

Vložil: Anička Vančová